Входящий в пакет «Порядок взаимодействия должностных лиц ответственных за прием и увольнение работников» регламентирует порядок приема на работу, оформления отпуска, ухода на больничный, увольнение, решения для любых возможных ситуаций связанные со всеми, категориями сотрудников (Руководители, руководители подразделений, специалисты и тд.) особенно если это материально ответственные лица. В любой самой сложной ситуации, кадровому специалисту остается открыть «Порядок взаимодействия должностных лиц ответственных за прием и увольнение работников» выбрать сложившуюся ситуацию и выполнить каждый ее пункт, заполнить прилагаемые образцы документов.

Входящий в пакет «Порядок взаимодействия должностных лиц ответственных за прием и увольнение работников в обособленных подразделениях» регламентирует вышеописанные в предыдущем порядке действия, но только если они совершаются на территории обособленных подразделений (в обособленных подразделениях, филиалах, удаленных магазинах и тд.) расположенных в других городах.

Этот порядок разработан для исключения случаев когда в обособленное подразделение принимается работник, его документы для первичного оформления, отправляются по почте в головной офис, а работник фактически приступает к выполнению своих обязанностей, не подписав необходимые документы при приеме на работу (приказ о приеме, должностные обязанности, правила внутреннего трудового распорядка, договор о материальной ответственности и тд.) На практике бывает так, что пока документы подписанные работником (заявление о приеме, анкета и тд.) дойдут до офиса, проходит неделя. Пока кадровая служба издаст приказ о приеме и подготовит иные обязательные документы, отправит их в обособленное подразделение проходит еще неделя. Пока работник их подпишет и оправит обратно, еще неделя. Вот и получается , что около двух или трех недель работник выполняет функциональные обязанности без соответствующего оформления. А если он материально ответственный? А если растратит вверенное ему имущество? Ответственности за причиненный ущерб он избежит, так как материальная ответственность наступает именно за верное имущество. Которое еще необходимо правильно вверить, если мы говорим о привлечении к уголовной ответственности по ст. 160 УК РФ присвоение или растрата.

Ответственность наступает только за вверенное имущество, то есть действие по вверению, а так же отношения с материально ответственным работником должны быть юридически правильно и своевременно, оформлены.

В законодательстве о труде вообще нет определения материальной ответственности. В части 1 ст. 232 ТК РФ закрепляется обязанность стороны трудового договора возместить ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею в результате виновного противоправного поведения (действия или бездействия), если иное не предусмотрено законом (ст. 233 ТК РФ). То есть, действие в виде нарушения каких либо инструкций либо договоров, их неправильным выполнением (действием) либо невыполнением (бездействие).

Однако, вышеуказанные порядки не решают задачи по быстрому обмену документами между кадровым и обособленными подразделениями.

Для решения этой проблемы в пакет входит «Регламент использования служебной электронной почты» основной целью которого является закрепление юридической силы служебной документации, направленной и полученной ответственными сотрудниками по каналам служебной электронной почты. Настоящий Регламент приравнивает обмен служебной, кадровой документацией, направленной и полученной посредством служебной электронной почты, к обмену оригиналами документов на бумажном носителе и соответственно полностью решает проблему. Этот регламент, возможно использовать не только для кадровой документации. Любой документ, приказ, распоряжение, любые локальные нормативные акты и тд., оправленные по каналам служебной электронной почты, будет считаться врученным и полученным. Что нивелирует риски ситуаций когда работник любой категории, считается не уведомленным, не ознакомленным и тд.

С целью комплексной реализации всей цепочки вышеописанных действий, настоящее пакетное решение предусматривает предоставление руководителям (обособленных подразделений, филиалов, магазинов и тд.) права подписывать определенный перечень кадровых документов для принятия работников в состав удаленных подразделений.

В деле доказывания вины, а в дальнейшем и взыскания с работника материального ущерба важно не только правильное оформление материальной ответственности, но и факта фиксации недостачи либо растраты материальных ценностей.

Юридическое разъяснение норм права о порядке взыскания материального ущерба, входящие в настоящий пакет, по сути, является инструкцией по действию должностных лиц организации по установлению и документированию факта недостачи товара - материальных ценностей. Будет необходимо и поможет правильно действовать в случае наступления негативных событий.

Входящая в пакетное решение «Инструкция по ведению делопроизводства» - это объемный документ, включающий в себя порядок получения и оправки, регистрации, учета и хранение, порядка передачи руководителю и ответственным сотрудникам всех видов документации, поступающей и отправляемой вашей Организацией в адрес государственным органам, коммерческих организаций. Полностью регламентирует внутреннюю работу секретаря с различными видами документов. Содержит образцы пояснительных и докладных записок, журналов регистрации и др. Минимизирует риски неполучения входящей документации любой категорией сотрудников и как следствие возможного материального либо иного вида ущерба. Организует работу и создает правила в отношении внешней и внутренний документации.

В этом и есть суть экономической безопасности – создать условия для минимизации негативных последствий в будущем.